Kunder

Get (tidligereUPC) - intranett

[18.04.2006] Drømmejobben for oss i konsulentbransjen! Sammen med meget dyktige folk hos kunden fikk vi utvikle intranettet fra ingenting til en meget omfattende løsning.

Innledning
Mange tenker "intern hjemmeside", publisering av interne nyheter og annen "push-informasjon" når man snakker om intranett. Intranettet til UPC inneholder også dette, men det er en liten del av den totale løsningen. I UPC var man fast bestemt på å lage et intranett som kunne tjene den enkelte ansatte. Få denne til å bruke mindre tid på administrative rutiner og samtidig minske store deler av papirflyten i bedriften. Derfor satte vi den ansatte i fokus når vi bygde intranettet. UPC har valgt å, utelukkende, satse på Internet Explorer(MSIE 6.0) på klientsiden. Dette innebærer at det er laget web-grensesnitt på alle løsninger

Tre løp
Når vi i forkant analyserte situasjonen og kravene, definerte vi ganske raskt tre utviklingsfaser Lage tradisjonell intranett-portal med publisering av nyheter, oppslagstavle etc. Utvikle stort antall støttesystemer for de ansatte Sette fokus på design (prikken over i'en) Bakgrunnen for å skille disse løpene og faseforskyve dem er: ved å starte del en kommer man raskt frem til resultatet og kan få litt mer ro til å fokusere på de mer arbeidsintensive og kritiske støttesystemene og designet.

Mange løsninger med felles nevner
Årsaken til dette er at vi hele tiden prøver å bygge opp systemene etter en enkel filosofi: "en type data lagres ett og bare ett sted". Derfor ble det lagt mye innsats i utviklingen av personalssystemet. Kvaliteten på dette systemet ble avgjørende for arbeidsflyt, tilgangskontroll og integrasjon med andre systemer(Lønn Huldt & Lillevik, økonomi Concorde, Telefoni Trio, adgangssytemet, Oracle, MS SQL). Et sentralt poeng i denne prosessen var at vi over hele bedriften i alle systemer, hvor det var praktisk gjennomførbart, endret brukernavnet fra bokstaver til lønnsnummer. På denne måten fjernet vi alle problemer rundt navneendringer hos de ansatte. Dette har gitt UPC et sentralt verktøy for å administrere alle tilganger i tillegg til å følge "livsløpet" til sine ansatte (lønnsjusteringer, medarbeidersamtaler, stillingsendringer etc). Med dette som utgangspunkt har vi utviklet en rekke systemer som støtter driften av selskapet. På grunn av den gjennomtenkte arkitekturen er det laget funksjonelle systemer med komplisert arbeidsflyt.

Applikasjonene
I fase en begynte vi med en ren informasjonskanal. Denne kanalen brukes nå til å informere de ansatte om hva som skjer i bedriften. Samtidig lagde vi et menysystem som kunne romme relativt mange menyvalg. Dette for å gjøre plass til alle de applikasjonene vi hadde som mål å lage.

Eksempler på applikasjoner vi har laget er:

Informasjonskanal(Nyhetspublisering, oppslagsverk, a til å om bedriften, håndbøker)
Personalsystem med oppslag mot RDBMS, oppdaterer navn og adresseboken automatisk, avgir data til telefonisystemet og datawarehouse.
Avanserte HelpDesk-løsninger med eskaleringsmuligheter og oppslag i RDBMS
Kilometerlister med elektronisk godkjenning
Utleggsskjemaer med elektronisk godkjenning
Reiseregninger med elektronisk godkjenning
Timelister med elektronisk godkjenning
Ferieplanlegging med elektronisk godkjenning
Fraværsregistrering med elektronisk godkjenning
Bestilling av overtidsmat
Møteromsbooking
Bestillinger/rekvisisjoner med arbeidsflyt, elektronisk godkjenning og oppslag i RDBMS

Arbeidsflyt
Arbeidflyten i applikasjonene følger tjenestevei i organisasjonen, både i forhold til prosjekter og i selve organisasjonen. I personalsystemet finnes opplysningene om hvem som er nærmeste overordnede og de brukes i større eller mindre grad av alle flytapplikasjonene.

Integrasjon
Vi har integrert Domino med mange systemer hos UPC. Regnskapssystemet deres er basert på Concorde med Oracle i bunn. Her henter vi ut opplysninger rundt kontering. I ITC(Oracle) som er systemet for alle kundedata gjør vi oppslag mot disse. Til Datavarehuset (MS SQL-Server) avgir vi informasjon som det igjen baseres statistikk på. Til telefonisystemet avgir vi telefonnummer og enkle persondata. Fra adgangssystemet henter vi inn bildene slik at de enkelt vises i telefonlisten. Til all integrasjon mot RDBMS systemene hos UPC har vi benyttet en(itemplate) liten klasse bygget i LotusScript. Denne baserer seg på lotus' egen lclsx som distribueres med DECS og LEI.

Opplæring, gjenkjennelse og brukergrensesnitt
Det har hele tiden vært veldig viktig for oss å minske opplæringskostnadene for kunden. Derfor strever vi etter å lage så enkle og intuitive systemer som mulig. I alle applikasjoner vi lager bruker vi samme grensesnitt. Dette gjøres for å gi brukerne en følelse av gjenkjenning og trygghet. For å gi brukeren hjelp til selvhjelp har vi også utviklet en kontekstsensetiv hjelp. Det vil si at vi i et rammesett benytter en av rammene til å gi brukeren tips om hva man skal gjøre når man beveger seg rundt i dokumentet. I begynnelsen holdt man opplæring hvor de ansatte kunne melde seg på. På disse dagene tok man en gjennomgang av nye og gamle applikasjoner og viste hvordan de fungerte. Dette kuttet man etterhvert ut da behovet for slik opplæring viste seg å ikke være nødvendig. Hver gang en ny applikasjon innføres er det lite opplæring, men døren er alltid åpen til webmaster for de som måtte trenge råd og vink.

Eierskap og forankring
For å etablere eierskap til de enkelte applikasjonene på intranettet la vi eierskapet til den divisjonen, avdelingen og de personene som brukte systemet mest. Vi lot Divisjonsdirektøren sitte som eier av systemet. Dette for å få forankring i toppledelsen. Videre lot vi den avdelingen og de ansatte som sterkest følte hvor skoen trykket få det daglige ansvaret for applikasjonen. Deretter lot vi brukerne få bestemme og være med hele veien i utviklingsprosessen. Dette gir dem en ekstra eierfølelse til det endelige produktet. Hos IT avdelingen lar vi kun driftsansvaret ligge.

>Single Sign On
UPC ville ikke la sine brukere bli møtt av en ny innloggingsboks når de skulle inn på intranettet. De ga oss i oppdrag å finne en løsning som gjorde det mulig for brukerne å bruke NT identiteten deres også på intranettserveren. Dette fikk vi løst ved å benytte oss av samspillet mellom Domino og Microsofts Internet Information Server(IIS), også kalt Domino for IIS. Dette fungerer ved at brukere som åpner sin nettleser automatisk får sin brukeridentitet videreformidlet til Dominoserveren. MS IIS utfører denne jobben. Dette gir brukeren et passord mindre å huske som jo er ett passord mindre å glemme. Dette får også andre positive ringvirkninger. Administrator får frigitt tid som ellers ville blitt bundet opp i brukeres glemte passord.

Rapid Application Development og Itemplates
Rapid Application Development(RAD) er vi jo kjent med fra utviklingen av rene Lotus Notes applikasjoner. På web er jo også dette tilfelle når vi snakker om dynamiske websider. Dominos utviklingsmiljø kan nok for mange webprogrammerere føles tungt å jobbe med. Er man er vant til Dreamweaver eller lignende verktøy kan Domino Designer nesten virke som en tvangstrøye. Men løfter man blikket litt og ser på dynamiske sider hvor tilgangskontroll er sentralt blir nok bildet et ganske annet. Baserer man applikasjoner på dette ligger nok fremdeles Domino et hestehode foran. I tillegg til dette har vi med vårt itemplates-konsept prøvd å forkorte utviklingstiden enda mer. Itemplates er små "kodesnutter" av forskjellig art som f.eks. en datovelger eller en nummertildelingsrutine. Slike itemplates er med på å korte ned vår utviklingstid og gir kundene våre mer igjen for pengene.

Teknologi
Vi har benyttet oss av mange teknikker for å få dette til. Vi har benyttet oss av: Notesdatabaser(selvfølgelig) Formula(gode gamle) LotusScript Java JavaScript/VBScript/Jscript XML/XSLT DHTML RDBMS/SQL OS: Windows 2000 Server: Lotus Domino Klient: Microsoft Internet Explorer 6.0 Utviklingsverktøy: Lotus Domino Designer Visual Age for JAVA XML Spy Suite 4.0