item

Praktisk opplevelse i å produsere, redigere og dele dokumenter over web – vanvittig tidsbesparelse! Docs Rocks!!

Publisert: 18. november 2015 | av tidligere ansatt Robert Farstad

Jeg trodde jeg kjente og visste hva IBM Docs var... Det gjorde jeg ikke!

Jeg visste jo hva Docs kan gjøre og hvilke muligheter man har med integrasjon med Connections Files, men det jeg opplevde i går, det var bare helt euforisk!!

Kort om IBM Docs, slik at alle er med på notene; Med IBM Docs kan du lage og dele dokumenter over web. Du kan sammen med dine kolleger oppdatere og redigere "live" felles dokumenter, presentasjoner eller regneark. IBM Docs er 100% integrert i IBM Connections hvor alle redigerbare filer er bare et klikk unna fra å åpnes i IBM Docs.

Du får tilgang til en editor som minner om Word, Powerpoint eller Excel hvor du blant annet kan formatere tall, tekst, og legge til bilder og figurer. 

Du kan velge om dokumentene skal være private eller delt. Hvis du deler dem, kan du velge om alle skal kunne ha tilgang til dem, eller noen utvalgte.

Velger du at dokumentet skal være privat er det kun du som kan se dokumentet. Du kan også velge om personene som du deler dokumentet med skal kunne redigere på det, legge inn kommentarer eller bare ha tilgang til å se på det. Dokumentet lagres automatisk når du skriver, så du slipper å tenke på dette selv. Når du er ferdig  publiserer du det inn i et felles filarkiv.

Funksjonene i IBM Docs dekker nok behovet til 95% av brukerne der ute. Se for deg at 95% i bedriften benytter dette og de resterende 5% har et behov som tilsier at fullversjon av office pakken er installert på maskinen. Det er pengebesparende det! 

 Og så, over til selve Eureka øyeblikket mitt:

Det jeg visste om Docs, og det jeg har testet ut tidligere, er å se på filer som finnes i Connections, og kanskje endre litt på dem, alt i et browser vindu. Enkelt, raskere, slipper å laste ned filen først, redigere den lokalt for så å laste opp en ny versjon.

I går så satt jeg, @Svein Kibsgaard, @Runar Brastad og @Mathis Andre Fenne og redigerte på en presentasjon til en av våre kundeer, SAMTIDIG! Og det som var det euforiske, var hvor kort tid det tok å lage en presentasjon hvor 4 personer bidro.

Hvordan gjorde vi en slik mock-up av en presentasjon tidligere? Jo, noen lagde litt, så lagde noen andre noe, og så ble det kanskje limt til sammen helt til slutt. Kanskje også med face-2-face møter for å ferdiggjøre presentasjonen.

ibm docs screenshot.png I går kveld, satt jeg og la inn bilder. I mellomtiden så jeg at diverse farger spratt rundt omkring på de andre slidene, opp og ned, blå, gul og grønn. Det er nemlig slik at hver person som redigerer på dokumentet får en fargekode. Så når jeg var på slide 9, så jeg f.eks. at Mathis klikket på slide 10. Klikket jeg på slide 10 samtidig, så var det elementet han redigerte der og da, låst for meg, men jeg kunne se det han gjorde av endringer "on-the-fly", bokstav for bokstav. Når han var ferdig, så kunne jeg klikke på elementet og "ta over" redigeringen av det.

Samtidig så jeg noen blå og grønne farger på de andre slidene, sprette opp og ned, som da tydet på aktivitet fra de andre som redigerte samtidig.

Når jeg gjorde endringer, så kunne jeg kommentere endringen, og faktisk få opp en diskusjon på "så dette bedre ut?" med svar og motsvar.

Og når alle var fornøyde, så var det bare å publisere resultatet.

Opplevelsen jeg sitter igjen med er bare helt rå! Tiden spart på at vi samtidig satt på samme dokument i går kveld vites ikke, men det var mange timer! (… og kroner)

 

Hilsen en happy Robert.

KONTAKT OSS

Vil du kontakte oss kan du sende mail på firmapost@item.no .

Nyhetsbrev

Ønsker du å motta vårt nyhetsbrev:

Meld meg på / Meld meg av